Los roles y responsabilidades de un sistema de gestión, son todas aquellas actividades que de manera ordenada se integran para generar la funcionalidad de las actividades de una organización, durante su estructuración se puede obtener los resultados de la eficacia y la eficiencia a la hora de llevar a cabo las funciones para prestar los servicios, producto e inclusive el control interno de los procesos.
En el momento de asumir un rol, un individuo tiene la responsabilidad de alcanzar ciertos objetivos trazados conforme a unas determinadas funciones y capacidades descritas para ello, es así como el establecer los roles y la asignación de un responsable para cada acción definida dentro de la planeación del sistema de gestión para cada organización; por medio de esta manera se busca asegurar que siempre se tenga el panorama claro respecto a la ejecución de las actividades definidas, teniendo un responsable al cual solicitar información sobre la ejecución y funcionamiento de las mismas.
Las responsabilidades determinadas para cada rol dependen de las metas establecidas para las diferentes actividades, pues éstas van a permitir detallar los roles y responsabilidades de las personas que se van a encargar de establecer y desarrollar cada una de estas actividades asociadas a la implementación del sistema de gestión; por otro lado, para elegir de forma más fácil y adecuada un responsable, debe generarse un análisis de las funciones de cada rol comparándolas con el personal de la entidad.
Teniendo en cuenta lo anterior, una de las preocupaciones de este ejercicio es que en el momento de la asignación de las tareas, se genere un sobredimensionamiento de las actividades, es por eso que se debe garantizar primero en cada una de las asignaciones la preparación para el cargo, así como el análisis juicioso para la definición de sus funciones e independiente de quien sería el encargado de asumir cierto rol.
El mayor aporte que genera una definición de roles es que se tendrán establecidas las tareas que realizará cada uno de los miembros del equipo de conformar la organización, dejando un campo muy pequeño a que se presenten imprecisiones en referencia a las responsabilidades que cada personaje tiene no solo los líderes de proceso si no también en este caso los colaboradores. Partiendo de este punto, las entidades tendrán asegurado que cada actividad establecida dentro de la etapa de planeación del sistema de gestión, donde este tenga un responsable claro y de igual forma que cada uno de los miembros del equipo responsable de la ejecución entiendan claramente sus roles y responsabilidades.
IDENTIFICACIÓN DE LOS RESPONSABLES
En primer lugar se genera la necesidad de vincular de forma más efectiva al personal de alto nivel que estará vinculado al proceso de desarrollo de sistema de gestión en las entidades para que el apoyo se vaya garantizando desde el principio de la planeación, obteniendo un punto de partida con la implementación de dicho sistema de gestión para la entidad.
Los representantes de alto nivel de la entidad deben identificar y establecer, sin perjuicio las normas que aplican según el sistema de gestión, en el menor tiempo posible (cada entidad establecerá los términos en los cuales se puede cumplir con esta obligación) organizar el grupo de trabajo responsable para implementar el Modelo según el sistema de gestión, definiendo el perfil y rol de conformidad con lo establecido en su documento de política.
PERFILES Y RESPONSABILIDADES
Con el fin de poder realizar la labor de la manera más eficiente, se sugiere el conjunto de integrantes para el equipo al interior de las entidades, denominados de la siguiente forma:
Responsable del sistema de gestión: En aquellas entidades que así lo justifiquen, por ejemplo, con insuficiencia de recursos técnicos o experticia, se recomienda la definición de un responsable de seguridad que responda simultáneamente para un conjunto de entidades que acuerden agruparse.
Responsabilidades del Responsable del Sistema de Gestión: El responsable del Sistema de gestión será el líder del proyecto, escogido dentro del equipo mencionado anteriormente en cada entidad y tendrá las siguientes responsabilidades:
- Aplicar conocimientos, habilidades, herramientas, y técnicas a las actividades propias del proyecto, de manera que cumpla o exceda las necesidades y expectativas de los interesados en el mismo.
- Identificar la brecha entre el Modelo del Sistema de Gestión y la situación de la entidad.
- Generar el cronograma de la implementación del Modelo del Sistema de Gestión.
- Planear, implementar y hacer seguimiento a las tareas, fechas, costos y plan de trabajo de los objetivos específicos del cronograma definido.
- Gestionar el equipo de proyecto de la entidad, definiendo roles, responsabilidades, entregables y tiempos.
- Coordinar las actividades diarias del equipo y proporcionar apoyo administrativo
- Encarrilar el cumplimiento según sean las normas aplicadas al sistema de gestión.
- Realizar un seguimiento permanente a la ejecución de los planes de trabajo, monitoreando los riesgos del sistema de gestión para darle solución oportuna y escalar al Comité en caso de ser necesario.
- Monitorear el estado del sistema de gestión en términos, tiempo y los costos.
- Trabajar de manera integrada con el grupo o áreas asignadas.
- Asegurar la calidad de los entregables en su totalidad.
- Velar por el mantenimiento de la documentación del sistema de gestión, su custodia y protección.
- Contribuir al enriquecimiento del esquema de gestión del conocimiento en cuanto a la documentación de las lecciones aprendidas.
- Liderar la programación de reuniones de seguimiento y velar por la actualización de los indicadores de gestión.
Equipo para distribución de los roles y responsabilidades:
Teniendo en cuenta la naturaleza de la entidad, debe conformarse un equipo para el desarrollo del sistema de gestión al cual deben pertenecer miembros directivos y representantes de las áreas misionales, con el propósito de asegurar que toda la información más relevante de la entidad esté disponible oportunamente.
De esta forma se busca asegurar que sea una iniciativa de carácter transversal a la entidad, y que no dependa exclusivamente de la oficina o área correspondiente de la implementación del sistema de gestión; una de las tareas principales del líder del sistema de gestión es entregar y dar a conocer los perfiles y responsabilidades de cada persona al grupo de trabajo e identificar las personas idóneas para tomar cada rol. De esta forma, y de manera general se pone a consideración el siguiente listado para que las entidades analicen de acuerdo a su composición orgánica cuales deben ser los miembros de la organización, de acuerdo a los siguientes perfiles:
- Responsable del Sistema de gestión (conocimiento según el tipo de Sistema de gestión a implementar)
- Un representante del área como auditor de procesos
- Un representante del área de Planeación (Administrador, contador etc)
- Funcionarios, proveedores, y ciudadanos. Es importante resaltar nuevamente la necesidad del compromiso de la Alta dirección de la entidad.
- Miembros del Comité (Representante por trabajadores, presidente de comité, secretario y líderes)
La Alta Dirección asegura que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización universitaria, delegando para este efecto a los líderes según el sistema de gestión, cuyo rol es asegurar que se ponga en práctica permanente los requisitos de este manual de roles del sistema:
- Informar a la alta dirección del desempeño del Sistema de Gestión y de cualquier necesidad de mejora.
- Dar seguimiento al programa anual de auditorías internas.
- Asegurar la resolución a tiempo de las acciones correctivas y preventivas.
- Propiciar la toma de acciones para abordar riesgos y oportunidades.
- Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos de los usuarios en todos los niveles de organización.
