La seguridad y salud en el trabajo se ha convertido en un aspecto fundamental a gestionar dentro de las organizaciones, es una responsabilidad que debe asumir la alta dirección y promover en todos los niveles de la organización, ligada a una obligación legal establecida en la amplia legislación expedida en Colombia en materia de riesgos laborales. La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es necesaria para garantizar entornos laborales seguros y saludables, apareciendo dentro de esta implementación una herramienta que es imperativa al momento de establecer actividades claves del sistema de gestión, su nombre es: Matriz de requisitos legales.
Abordemos algunos aspectos que hacen que esta matriz cobre un carácter vital en cualquier empresa que quiera implementar seguridad y salud:
- Prevención de sanciones:
Como lo mencionamos anteriormente, la legislación laboral en Colombia es amplia, lo que hace primordial que las empresas puedan identificar los requisitos legales que deben cumplir, esto se consolida en la matriz de requisitos legales, en la cual se tienen en cuenta requisitos legales de orden nacional, departamental y municipal. Si este documento se construye de manera correcta y se mantiene actualizado, la empresa disminuye la probabilidad de recibir sanciones y multas por el incumplimiento de la legislación. Así mismo, recordemos que, en Colombia, el desconocimiento de la ley, no exime de su cumplimiento.
- Gestión eficaz de los riesgos:
La estructuración adecuada de la matriz de requisitos legales facilita la toma de acciones preventivas y correctivas efectivas, generando lugares de trabajo seguros. La gestión apropiada de los riesgos es determinante en la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, protegiendo de esta forma a los trabajadores y a la misma empresa.
- Soportes de cumplimiento:
La matriz de requisitos legales provee a la organización una forma clara de evidenciar el cumplimiento de la legislación, pues al conocer la norma, se identifica la documentación y/o evidencia que soporta su cumplimiento. Este aspecto cobra relevancia en los procesos de auditorías, pues la empresa contará con las evidencias de su gestión y cumplimiento, aumentando la credibilidad ante los auditores.
- Mejora continua:
En los últimos años, en Colombia se ha aumentado la frecuencia con la que se expide normatividad relacionada a riesgos labores, por tanto, una forma de gestionar la mejora continua del Sistema de Gestión, sin duda, es mantener la matriz de requisitos legales actualizada, lo cual permite que la empresa se adapte ágilmente a los cambios de la legislación, en consecuencia, mejoran su procesos y procedimientos.
- Responsabilidad social corporativa:
El cumplimiento de los requisitos legales refleja el compromiso de la empresa con sus trabajadores, esto influye en la forma en que la empresa es vista en el mercado, por sus clientes, socios y por la comunidad, mejorando su reputación, debido a que se muestra como una organización responsable y ética, lo cual puede convertirse en un factor diferenciador en el mercado.
- Planificación y control:
La matriz de requisitos legales es el principal punto de partida para la planificación de las actividades del Sistema de Gestión, permitiendo que la empresa asigne responsabilidades, plazos y haga monitoreo constante del sistema. De una planificación eficaz, depende que el sistema de gestión funcione óptimamente y alineado a los objetivos de la empresa.
La matriz de requisitos legales es una herramienta indispensable en la implementación de la seguridad y salud en el trabajo, se puede considerar el principal punto de partida para la planificación del sistema de gestión. De su estructuración adecuada y de mantenerla actualizada depende que el sistema de gestión funcione óptimamente.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta, es que la matriz de requisitos legales no consiste simplemente en un cuadro o documento en el cual se listan las normas que le aplican a la empresa, sino que debe ser evaluada con cierta periodicidad, para que la empresa pueda tomar acciones correctivas o de mejora.
